Maßnahmen zum Umgang mit Corona

Angesichts der aktuellen Ausbreitung des Corona-Virus hat der Vorstand des DBJR folgenden Maßnahmenplan:

Ziele

  • Erhalt der Handlungsfähigkeit des DBJR und seiner satzungsgemäßen Organe

  • Erhalt der Teilhabe aller an Prozessen und Entscheidungen im DBJR

  • Schutz und Sicherheit der handelnden Personen (Mitarbeitenden, Außenvertretungen und Funktionsträger) im DBJR

  • Solidarisches Verhalten gegenüber Dritten (u.a. Risikogruppen)

Empfehlung von Gesundheitsbehörden und etwa dem Robert-Koch-Institut sind leitend bei den Maßnahmen und Vereinbarungen für den DBJR. Danach gilt, direkte „physische“ Kontakte auf ein Minimum zu reduzieren.

Vereinbarungen

  • Der DBJR sagt zunächst bis Ende April eigene Veranstaltungen ab. Es wird sehr gut dokumentiert, dass alles versucht wurde, so schnell wie möglich abzusagen. Denn das BVA erkennt nach aktuellem Stand Kosten dann an, wenn alles getan wurde, damit Kosten nicht entstehen.

  • Veranstaltungsplanungen ab Mai laufen vorerst weiter. Dabei werden aber keine verbindlichen Verträge eingegangen, die Kosten verursachen bzw. nicht stornierbar sind (siehe BVA-Hinweis). Eine Entscheidung über eine Verlängerung dieser Regel wird nach Ostern getroffen.

  • Mitarbeitende sollten vorrangig mobil arbeiten. Das gilt zunächst bis auf Widerruf. Die üblichen Antrags- und Mitteilungswege (Mobil Arbeiten, krank ohne Krankenschein, Mitteilung AU mit verlängerten Fristen) sowie Genehmigungsverfahren bleiben bestehen. Die Abwesenheiten werden im dienstlichen Kalender dokumentiert.

  • Die Leitungen erarbeiten mit ihrem Bereich Organisations- und Vertretungspläne für Aufgaben, die im Büro anfallen (Post, Buchhaltung …). Ziel ist, maximal einheitliche Absprachen zu treffen, dazu sprechen sich die Leitungen ab. Konkret sollte ein „Telefon-Dienstplan“ regeln, wer am Ende der Telefon-Umleitungen steht. Die Organisations- und Vertretungspläne werden für alle in der DBJR-Cloud dokumentiert.

  • Dienstreisen werden vorerst bis Ende April so stark wie möglich minimiert. Für die Absage einer Teilnahme ist relevant, ob dadurch die Handlungsfähigkeit anderer Organisationen eingeschränkt wird (zum Beispiel Teilnahme an satzungsgemäßen Gremien/Wahlen). Es wird geprüft, ob Mandate an Personen „vor Ort“ übergeben werden können. Eine Absage der Teilnahme an Podien, Expert*innenhearings, Anhörungen, Fachtagen geschieht nach Rücksprache mit der jeweiligen Bereichsleitung.

  • Satzungsgemäße Gremien (Vorstand, Hauptausschuss, KJP-Kommission, Vollversammlung) werden weiter geplant und nicht abgesagt. Der Vorstand berät, wie etwa Vorstandssitzungen organisiert werden. Es muss gewährleistet sein, dass alle teilnehmen und Entscheidungen auf der Grundlage der Satzung treffen können.

  • Krisenentscheidungen treffen letztinstanzlich der BGB*-Vorstand und Geschäftsführung, die Aufhebung der dazu vereinbarten Maßnahmen ebenfalls. (*Bürgerliches Gesetzbuch)

  • Zur Vorsorge klärt bei Symptomen jede handelnde Person im DBJR (Mitarbeitende, Außenvertretungen und Funktionsträger*in) über entsprechende Wege (116117, Gesundheitsbehörden oder Hausärzt*in) das weitere Vorgehen. Das gilt auch bei/nach Kontakten zur Verdachtsfällen und Personen aus Risikogebieten.

Kommunikation

  • Auf dbjr.de werden unsere Erreichbarkeit sowie Maßnahmen und Strategien (siehe oben) kommuniziert. Darüber hinaus werden relevante Informationen (Mitteilung BVA, Leitfäden und Empfehlungen anderer Organisationen) zur Verfügung gestellt.

  • Auf dem Anrufbeantworter wird kommuniziert, dass wir angesichts der Lage derzeit eingeschränkt erreichbar sind, weil wir verstärkt mobil arbeiten und nur sehr reduziert in der GS präsent sind.

  • Für Mitgliedsorganisationen stellen wir in der DBJR-Cloud relevante Informationen zusammen.

  • Für Mitarbeitende und den Vorstand stellen wir in der DBJR-Cloud relevante Informationen (Maßnahmen, Dienstpläne) zur Verfügung.

Externe Links/Maßnahmen

Informationen des BVA

Ab dem 07.03.2020 ist folgende Regelung gültig.

Die Ausbreitung des Coronavirus kann auch Auswirkungen auf noch zur Förderung anstehende bzw. bereits bewilligte Veranstaltungen und Projekte des BMFSFJ haben. Da der Schutz vor Ansteckung und Ausbreitung hohe Priorität hat, ist bereits bei der Bewilligung von Veranstaltungen zu prüfen, ob diese überhaupt oder an diesem Ort bzw. zu dieser Zeit stattfinden müssen oder evtl. auf einen späteren Zeitpunkt verschoben werden können.

Die Entscheidung über die Anerkennung und Einordnung der Zuwendungsfähigkeit von Ausgaben steht grds. im Ermessen der Bewilligungsbehörde.

Soweit es bei vom BMFSFJ geförderten Veranstaltungen/Projekten etc. aufgrund des Coronavirus zu Ausfällen, Unmöglichkeit der Anreise (z. B. Wegen Quarantäne) kommt und Storno-/ oder anderweitige Ausfallkosten entstehen, können diese aufgrund der Ausnahmesituation im Rahmen der gewährten Zuwendung grds. als zuwendungsfähige Ausgaben anerkannt und abgerechnet werden.

Dies gilt im Rahmen der Bewilligung, soweit die Zuwendungsempfänger die Ausgaben nicht aus Eigenmitteln aufbringen können (Subsidiaritätsprinzip).

Außerdem sind vorher alle Möglichkeiten einer möglichst kostenfreien oder -günstigen Stornierung in Anspruch zu nehmen, um die Kosten zu reduzieren.

Dies ist entsprechend zu dokumentieren und von den Zuwendungsempfängern für eine Prüfung vorzuhalten.

Die Ausgaben sind entsprechend im Verwendungsnachweis nachzuweisen.

Diese Informationen stehen als PDF zur Verfügung.