Vergabeverfahren für die Programmierung einer Software

Einladung zur Angebotsabgabe im Vergabeverfahren für die Programmierung einer Software zur Abwicklung des Antragsverfahrens für die Jugendleiter*in-Card (Juleica) inklusive Hosting und Wartung

Vergabeverfahren: Unterschwellenvergabeordnung (UVgO)
Vergabeart: Öffentliche Ausschreibung
Frist für die Angebotsabgabe: 02.12.2019 um 8.00 Uhr
Frist für Rückfragen: 21.11.2019
Erfüllungsort: 10178 Berlin

Verantwortliche Stelle:
Deutschen Bundesjugendring e.V.
Juleica
Andrea Köhler
Mühlendamm 3, 10178 Berlin
andrea.koehler@dbjr.de

Die Jugendleiter*innen-Card (auch Jugendleiter/in-Card, Juleica) ist  der bundesweit einheitliche Ausweis, der in Deutschland für ehrenamtlich Tätige in der Jugendarbeit ausgestellt werden kann. Die Karte (im Format nach ISO/IEC 7810 ID-1) soll dem*der Jugendleiter*in zur Legitimation gegenüber den Erziehungsberechtigten der minderjährigen Teilnehmenden, staatlichen und nichtstaatlichen Stellen und als Berechtigungsnachweis für die Inanspruchnahme von bestimmten Rechten und Vergünstigungen dienen. Entscheidungsträger*innen in Politik, Verwaltung und Organisationen auf allen politischen Ebenen setzen die Rahmenbedingungen für die Juleica (Qualitätsstandards, Förderrichtlinien, Etats). Voraussetzung für die Erlangung der Juleica ist in der Regel die erfolgreiche Absolvierung einer Ausbildung bei einer anerkannten Organisation nach qualitativen Standards.

Ein technisches Antragsverfahren steht sowohl für Erstanträge als auch für Folgeanträge online zur Verfügung. Es muss dabei den kompletten Prozess von Antragsstellung bis Zustellung der Karte abbilden und alle Schritte zwischen verantwortlichen Stellen und Dienstleistern abbilden.

Die Bundeszentralstelle (Deutscher Bundesjugendring e.V.) stellt die Herstellung der Karten durch ein effektives, ansprechendes und zuverlässiges Antragsverfahren, den Druck und den Versand sicher und ist diesbezüglich oberste Entscheiderin. Sie ist damit direktes Gegenüber für Dienstleister des Juleica-Prozesses (z.B. IT-Dienstleister, Druckerei). Sie vertritt die Interessen der Juleica auf Bundesebene, koordiniert bei bundesweiten oder länderübergreifenden Themen (z.B. den Mindeststandards) und ist Hotline und Unterstützung für die Zentralstellen in den Bundesländern. Sie ist ebenso Ansprechpartnerin für die Arbeitsgemeinschaft der Obersten Landesjugend- und Familienbehörden (AGJF) und das Bundesjugendministerium (BMFSFJ) in Sachen Juleica.

Gegenstand dieser Ausschreibung ist die geplante Vergabe der vollumfänglichen Neuprogrammierung des Antragsverfahrens.

Die Bewerber werden in der Bekanntmachung zur Angebotslegung bis zum 02.12.2019 um 8.00 Uhr aufgefordert. Details können der Bekanntmachung und den Anlagen (ANLAGE 1) entnommen werden. Die detaillierten Anforderungen und Rahmenbedingungen des Auftrags sind in der Leistungsbeschreibung dargelegt (ANLAGE 2).

ANLAGE 1: Einladung zur Angebotsabgabe und Anlagen A-F
ANLAGE 2: Leistungsbeschreibung, Anforderungsanalyse und Preisblatt

Bieterfragen (Stand 14.11.2019 18:00 Uhr)

Anfrage 1 :
Beziehen sich die Reaktionszeiten auf die gängigen Bürozeiten (z.B. Mo-Fr 8-17 Uhr), oder auf einen 24/7 Support?

 

Beantwortung Anfrage 1:
Supportanfragen müssen per E-Mail und Telefon gestellt werden können.
Der telefonische Zugriff auf die Service-Hotline sollte zu folgenden Zeiten gewährleistet sein: Mo – Fr 7:00 – 20.00 Uhr.
Der E-Mail Zugang soll nach technischer Möglichkeit 24 Stunden am Tag erreichbar sein.

Während der Service- / Supportzeiten gelten ab Eingang der Fehlermeldung folgende Reaktionszeiten:

  • Leichter Mangel / unkritische Anfragen: 24 Stunden
  • Betriebsbehindernder Mangel/systembeeinträchtigende Meldungen: 12 Stunden
  • Betriebsverhindernder Mangel/systemrelevante, kritische Meldungen: 3 Stunden

(Davon unabhängig ist die unverzügliche Reaktion bei Serverbeeinträchtigungen bzw. –ausfällen).

 

Anfrage 2:
Wie stellt der DBJR sich die Umsetzung des Projektes vor – handelt es sich um ein Festpreisprojekt oder um ein Projekt nach Aufwand?

Beantwortung Anfrage 2:
Bei dem in der Ausschreibung bekannt gemachten Projekt, handelt es sich um ein Festpreisprojekt.

 

Anfrage 3: 

In welcher Form und mit welchen Dokumenten soll nachgewiesen werden, dass über die erforderlichen Ressourcen und Kompetenzen zur Erbringung der entsprechenden Leistung verfügt wird?

Beantwortung Anfrage 3: 

Eine besondere Form wird nicht vorgegeben. Informationen zur Unternehmensstruktur, Mitarbeiter*innen-Struktur, Größe des Unternehmens sowie ggf. zu Qualifikationen sind in Form von Beschreibungen/Nennungen/Darstellungen ausreichend - gesonderte Nachweise sind nicht erforderlich.

 

Anfrage 4: 

Ist der Unternehmenssitz außerhalb der EU ein unabdingbares Ausschlusskriterium?

Beantwortung Anfrage 4: 

Der Unternehmenssitz außerhalb der EU ist kein unabdingbares Ausschlusskriterium.

 

Anfrage 5: 

Gibt es Anforderungen an das Format des Konzepts?

Beantwortung Anfrage 5:

Das (inhaltliche) Format des Konzepts ist nicht vorgegeben. Die formalen Kriterien müssen eingehalten werden: die Originalunterlagen müssen einmal schriftlich  (keine digitale, gefaxte oder gescannte Unterschrift) und einmal auf einem handelsüblichen Datenträger eingehen.

 

Anfrage 6: 
Die technischen Anforderungen (beschreiben eine Trennung zwischen Frontend und API. Inwieweit ist diese architektonische Vorentscheidung bindend für die Umsetzung? Sind auch Angebote mit anderen Strukturen zulässig?

Beantwortung Anfrage 6: 

Die Aufteilung und Trennung von Web-Frontend und Programmierschnittstelle ist für uns entscheidend – eine andere Umsetzung (nicht getrennt) wird nach aktuellen Stand als nicht sinnvoll angesehen. In welcher Art und Weise das Web-Frontend gestaltet wird, ist dabei jedoch nicht zwingend vorgegeben oder entscheidend.

 

Anfrage 7: 
Den Unterlagen ist ein Vertragsentwurf beizufügen, der die Förderbedingungen des DBJR nicht beeinträchtigt.

Welche Förderbedingungen gelten beim DBJR oder wo können wir diese einsehen?

Beantwortung Anfrage 7 und Konkretisierung der Bekanntmachung: 

Die Förderbedingungen des DBJR basieren v.a. auf der Richtlinie des Kinder- und Jugendplans (KJP) des Bundes in Verbindung mit den allgemeinen Nebenbestimmungen für Zuwendungen zur Projektförderung (ANBest-P).

Um sicher zu gehen, dass sich die Regelungen nicht widersprechen, schließen wir Angebote bzw. Vertragsentwürfe auf Basis eigener AGB aus.