Juleica-Ausnahmeregelungen für die Krisenzeit technisch umgesetzt
UPDATE: Die im Online-Antragsverfahren sowie der Versand einer Bestätigung/eines Zertifikats bzgl. der automatischen Verlängerung sind umgesetzt. Das bedeutet:
- Im Archiv des Antragssystems erhalten Karten, die aufgrund der Ausnahmeregelungen verlängert wurden, einen Hinweis und das neue Gültigkeitsdatum (31.12.2020).
- Antragstellende, die eine automatisch verlängerte Karte haben, erhalten eine Mail. Diese Mail geht in Kopie auch an den freien Träger. Sie beinhaltet eine besondere Bestätigung über die Verlängerung der Gültigkeit und kann gemeinsam mit der Karte vorgelegt werden. Also: Bei Bedarf bitte ausdrucken!
Die Umsetzung im Detail
Mit Liveschaltung der automatischen Gültigkeitsverlängerung für 2020 wurden nun die Verlängerungsbestätigungen ausgelöst und die Anpassungen im Antragssystem vorgenommen.
Anträge im Archiv des Antragssystems, die zu betroffenen und damit ablaufenden Karten gehören, wurden mit einem Hinweis zum Gültigkeitsdatum versehen. Alle betroffenen Juleica-Karteninhaber*innen erhalten die Bestätigung der Gültigkeitsverlängerung per E-Mail in den kommenden Tagen - die freien Träger erhalten diese als Kopie. Es werden keine Karten nachgedruckt.
Gemeinsamer Wunsch und Entscheidung der Landeszentralstellen war es, dass die zuständigen freien Träger die Gültigkeitsverlängerung als E-Mail-Kopie erhalten, um mögliche Übermittlungsfehler direkt festzustellen und zu ermöglichen, dass freie Träger direkt tätig werden können, falls eine Karte entzogen / zurück gegeben werden muss oder der/die Karteninhaber*in die Bestätigung verliert. Es liegt in der Verantwortung des Trägers selbst, wie mit den E-Mails verfahren wird. Eine nachträgliche Änderung des Empfängerkreises der E-Mails ist nicht mehr möglich, da der Versand bereits angestoßen wurde.
Die technische Umsetzung erfolgte möglichst umfassend. Es gibt Juleica-Inhaber*innen, die bereits Ende 2019 oder Anfang 2020 ihre Verlängerung beantragt bzw. ihre verlängerte Karte bereits erhalten haben. Da viele dieser Antragstellenden für die Verlängerung einen neuen Account nutzen und eine neue Mailadresse, ist das alte Profil technisch nicht mit der neuen Verlängerung verbunden. Das System kann in diesen Fällen nicht erkennen, ob es bereits eine Verlängerung mit anderem Profil gab. Profile im Nachhinein miteinander zu verbinden oder zu prüfen, welche Profile mit Erstantrag und jetzigen Folgeantrag zusammen gehören, wäre sowohl technisch als auch finanziell mit großen Aufwand verbunden gewesen. Sollte die Gültigkeitsverlängerung deshalb nicht notwendig sein, kann die E-Mail einfach gelöscht werden.
Die Landeszentralstellen (go.dbjr.de/lzsjuleica) sind Ansprechpartner bei Rückfragen zu den Ausnahmeregelungen und der damit verbundenen Umsetzung. Gern steht auch die Bundeszentralstelle des DBJR per E-Mail unter juleica[at]dbjr.de für Rückfragen zur Verfügung.
Hintergrund
Die Juleica ist stark von den Auswirkungen der Pandemie betroffen. Neue Herausforderungen und Bedarfe entstehen. Diese wurden in den vergangenen Tagen und Wochen gesammelt, um Lösungsansätze für die Herausforderungen in der Krisenzeit und für alle Akteure im Juleica-Prozess entwickeln zu können. Dabei sind die Fragen so vielfältig wie die Juleica selbst – es geht um abgesagte Ausbildungskurse, neue Ausbildungsmethoden, Ablauf der Gültigkeit, das Fehlen von Juleica-Inhaber*innen bei zukünftigen Maßnahmen und mehr. Die Bundeszentralstelle Juleica (BZS, DBJR) sowie die Landeszentralstellen (LZS) der Bundesländer haben sich auf ein einheitliches Verfahren für die Juleica im Jahr 2020 verständigt, um auch in Krisenzeiten eine gute Jugendleiter*innen-Ausbildung, Verlängerungen von Juleicas sowie zukünftige Maßnahmen mit Juleica-Inhaber*innen zu ermöglichen.
Die LZS ergänzen das bundeseinheitliche Verfahren bei Bedarf für das jeweilige Bundesland. Mögliche Konkretisierungen in den Bundesländern sind deshalb unbedingt zu beachten.
Qualifizierung und Fortbildung
a) Grundausbildung (Qualifizierung)
Für 2020 gilt: Grundausbildungen können anteilig als digitale Ausbildung durchgeführt und anerkannt werden. Ein Präsenz- und Gruppenanteil ist dabei notwendig.
Welche Module/Themen als digitale Maßnahme durchgeführt und anerkannt werden können, der Umgang mit Erste-Hilfe-Kursen sowie die Bestimmung des unabdingbaren Präsenzanteils, wird durch die jeweilige Landeszentralstelle bestimmt und geregelt. Die Form der Ausbildung sollte beim Onlineantrag inklusive Datum und allen weiteren notwendigen Angaben angegeben werden.
b) Fortbildungen (Verlängerung)
Für 2020 gilt: Verlängerungsausbildungen können auch komplett als digitale Ausbildung durchgeführt und anerkannt werden. Es ist möglich, verschiedene, zeitlich voneinander getrennte Module zu absolvieren, welche für die Verlängerung als gesamte Ausbildung anerkannt werden. Welche Module/Themen als digitale Maßnahme durchgeführt und anerkannt werden können, wird durch die jeweilige Landeszentralstelle bestimmt und geregelt. Die Form der Ausbildung sollte beim Onlineantrag inklusive Datum und allen weiteren notwendigen Angaben angegeben werden.
c) weitere Hinweise zur Juleica-Ausbildung
- Die förderrechtlichen Bedingungen der Länder sind zu beachten – ggf. gibt es besondere Hinweise zu Fördermöglichkeiten von Webinaren/Onlineseminaren/digitalen Maßnahmen in der aktuellen Krisenzeit.
- Unter www.juleica-ausbildung.de können nun Eintragungen von Online-Seminaren/Ausbildungen erfolgen.
- Der DBJR wird in den kommenden Wochen gute Praxisbeispiele für Onlineseminare, Seminar-Tools und Werkzeuge zur digitalen Kommunikation sammeln und Informationen als Meldung unter juleica.dbjr.de bereitstellen. Anregungen können gern an juleica[at]dbjr.de gesendet werden.
Gültigkeit der Juleica
Es gilt: Karten, die in der Zeit vom 01.01.2020 bis 31.12.2020 ihre Gültigkeit verloren haben oder verlieren würden, werden bis zum 31.12.2020 automatisch verlängert. Unabhängig davon gilt weiterhin, dass die Juleica beim Wegfall der Voraussetzungen zurückzugeben ist.
Der DBJR entwickelt ein geeignetes Verfahren, um dies im Online-Antragsverfahren sichtbar zu machen und Jugendleiter*innen eine Bestätigung für die verlängerte Zeit zur Verfügung zu stellen.
Aktuelles und Kontakt
Für konkrete Rückfragen stehen die LZS zur Verfügung. Eine Übersicht der LZS ist zu finden unter: go.dbjr.de/lzsjuleica
Der DBJR sammelt als BZS auch zukünftig aktuelle Sachstände, Problembeschreibungen, Bedarfe, Fragen und Wünsche. Ansprechpartnerin: Andrea Köhler, andrea.koehler[at]dbjr.de
Wir empfehlen auch den Blick auf www.dbjr.de und juleica.dbjr.de – dort sind regelmäßig Nachrichten und Positionen zum Thema verfügbar.